Khung pháp lý về làm việc từ xa và home office – quy định Bộ luật Lao động, an toàn lao động, thuế

Giới thiệu

Sau đại dịch COVID-19, làm việc từ xa và home office đã trở thành phần không thể thiếu của thị trường lao động Hungary. Nhà lập pháp — nhận ra tầm quan trọng của hình thức tuyển dụng này — đã xây dựng quy định riêng về làm việc từ xa tại Điều 196–197/A của Bộ luật Lao động (Mt.) năm 2012 số I. Các biện pháp nới lỏng tạm thời trong đại dịch đã được một phần thường trực hóa, một phần tinh chỉnh qua các sửa đổi Mt. năm 2022 và 2023.

Nghiên cứu này tổng quan khung pháp lý hiện hành về làm việc từ xa và home office theo nghĩa rộng, bao gồm các khía cạnh lao động, an toàn lao động và thuế.

1. Phân biệt khái niệm: làm việc từ xa vs home office

1.1. Làm việc từ xa (Mt. Điều 196)

Theo Mt. Điều 196(1), làm việc từ xa là hình thức làm việc trong đó người lao động thực hiện công việc — toàn bộ hoặc một phần thời gian làm việc — tại địa điểm tách biệt với trụ sở người sử dụng lao động, sử dụng thiết bị công nghệ thông tin hoặc máy tính, và truyền kết quả bằng điện tử.

Từ sửa đổi năm 2022, khái niệm làm việc từ xa đã linh hoạt hơn: chỉ cần người lao động làm việc từ xa trong một phần thời gian làm việc — không cần phải hoàn toàn ngoài nơi làm việc.

1.2. Home office – khái niệm chưa được quy định

Thuật ngữ “home office” không được luật lao động Hungary chính thức định nghĩa. Trong thực tế, khái niệm này thường chỉ việc làm tại nhà theo tính chất từng lần — theo chỉ đạo của người sử dụng lao động hoặc thỏa thuận giữa các bên — trong khuôn khổ “tuyển dụng khác biệt so với hợp đồng lao động” quy định tại Mt. Điều 196/A.

1.3. So sánh hai hình thức

Tiêu chí	Làm việc từ xa (Mt. Điều 196)	Home office (từng lần)
Cơ sở pháp lý	Mt. Điều 196–197/A	Mt. Điều 53 (tuyển dụng khác biệt)
Phải ghi trong hợp đồng lao động	Có, bắt buộc	Không nhất thiết
Tính thường xuyên	Thường trực hoặc định kỳ	Từng lần, tạm thời
Sử dụng thiết bị IT	Yếu tố cấu thành	Không yêu cầu
Nghĩa vụ an toàn lao động	Quy định đặc biệt	Quy định chung

2. Quy định lao động về làm việc từ xa

2.1. Nội dung hợp đồng lao động

Theo Mt. Điều 196(2), làm việc từ xa phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động phải bao gồm:

• thông tin về làm việc từ xa;
• địa điểm (hoặc các địa điểm) làm việc;
• phương thức liên lạc giữa người sử dụng lao động và người lao động;
• quy định về kiểm tra của người sử dụng lao động.

2.2. Giờ làm việc và chế độ làm việc

Theo Mt. Điều 196(3), đối với người lao động làm việc từ xa — nếu không có thỏa thuận khác — áp dụng chế độ giờ làm việc tự do. Điều này có nghĩa là người lao động tự quyết định phân bổ giờ làm việc.

Tuy nhiên, chế độ giờ làm việc tự do không có nghĩa là hoàn toàn không có giới hạn giờ làm việc. Theo Mt. Điều 86(3), người lao động theo chế độ giờ làm việc tự do cũng phải tuân thủ:

• giới hạn giờ làm việc hàng ngày (Mt. Điều 99);
• quy định về ngày nghỉ hàng tuần và thời gian nghỉ ngơi (Mt. Điều 105–106);
• giới hạn hàng năm về giờ làm thêm (Mt. Điều 109).

2.3. Ghi chép giờ làm việc

Mt. Điều 134(1) quy định nghĩa vụ ghi chép giờ làm việc cho người sử dụng lao động. Tuy nhiên, trong trường hợp làm việc từ xa, theo Mt. Điều 134(3), khi áp dụng chế độ giờ làm việc tự do, người sử dụng lao động chỉ cần ghi chép tổng thời lượng giờ làm việc bình thường và giờ làm thêm — không cần ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc.

Đây là sự nới lỏng đáng kể trong thực tế nhưng cũng là rủi ro: khả năng kiểm tra tuân thủ quy định an toàn lao động và giờ làm việc giảm đi, có thể dẫn đến khó khăn chứng minh trong tình huống tranh chấp.

2.4. Quyền kiểm tra của người sử dụng lao động

Mt. Điều 196(4) đảm bảo cho người sử dụng lao động quyền kiểm tra làm việc từ xa. Việc kiểm tra:

• không được tạo gánh nặng bất tương xứng cho người lao động và những người khác sử dụng bất động sản được chỉ định làm nơi làm việc;
• phương thức và điều kiện phải được ghi nhận trước trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận riêng.

Người sử dụng lao động cũng có thể kiểm tra bằng phương tiện kỹ thuật (ví dụ: ghi log đăng nhập VPN, phần mềm giám sát hoạt động), nhưng phải tuân thủ:

• quy định xử lý dữ liệu của Luật Thông tin (Luật năm 2011 số CXII);
• quy định của GDPR (Quy định (EU) 2016/679);
• quyền nhân thân của người lao động (Mt. Điều 9, Ptk. Điều 2:42–54).

3. Nghĩa vụ an toàn lao động

3.1. Áp dụng Luật An toàn lao động cho làm việc từ xa

Luật An toàn lao động năm 1993 số XCIII (Mvt.) Điều 86/A chứa quy định đặc biệt về khía cạnh an toàn lao động của làm việc từ xa:

• Người sử dụng lao động có nghĩa vụ trước khi bắt đầu làm việc thông báo cho người lao động về yêu cầu an toàn lao động tại nơi làm việc.
• Người sử dụng lao động phải thực hiện đánh giá rủi ro tại nơi làm việc từ xa — có thể thực hiện trên cơ sở bảng tự kiểm tra do người lao động điền.
• Người lao động có nghĩa vụ bố trí nơi làm việc đáp ứng điều kiện làm việc an toàn và lành mạnh.

3.2. Yêu cầu ergonomic

Theo Mvt. và Thông tư số 50/1999. (XI. 3.) của Bộ Y tế về nơi làm việc có màn hình, tại nơi làm việc từ xa phải đảm bảo:

• bàn và ghế phù hợp (đáp ứng tiêu chí ergonomic);
• chiếu sáng đầy đủ;
• vị trí đúng của màn hình và môi trường yên tĩnh;
• nghỉ giải lao thường xuyên khi làm việc trước màn hình (ít nhất 10 phút mỗi giờ).

3.3. Tai nạn lao động khi làm việc từ xa

Vấn đề có ý nghĩa thực tiễn nổi bật là tai nạn xảy ra tại nơi làm việc từ xa có thể được coi là tai nạn lao động hay không. Khái niệm tai nạn lao động theo Mvt. Điều 87(1) bao gồm tai nạn liên quan đến công việc — bất kể nơi làm việc.

Tuy nhiên, khó khăn về chứng minh là hiển nhiên: đối với tai nạn xảy ra tại nhà người lao động, khó xác định liệu tai nạn có thực sự liên quan đến công việc hay xảy ra trong hoạt động cá nhân.

4. Hoàn chi phí và vấn đề thuế

4.1. Nghĩa vụ hoàn chi phí của người sử dụng lao động

Theo Mt. Điều 196(5), nếu các bên không thỏa thuận khác, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp thiết bị cần thiết cho làm việc từ xa và bảo trì chúng. Thường bao gồm:

• máy tính và thiết bị ngoại vi;
• phần mềm và giấy phép phần mềm;
• chi phí kết nối internet;
• văn phòng phẩm.

4.2. Khoán chi phí miễn thuế

Theo Szja tv. (Luật năm 1995 số CXVII) Điều 3 khoản 87 và Phụ lục 1 mục 9.4, khoán chi phí do người sử dụng lao động chi trả liên quan đến làm việc từ xa được miễn thuế nếu không vượt quá 10% mức lương tối thiểu hàng tháng (năm 2026: 29.080 Ft/tháng).

Khoán chi phí này dùng để bù đắp:

• chi phí sưởi, chiếu sáng, internet;
• chi phí bảo trì nơi làm việc;
• các chi phí sinh hoạt khác liên quan trực tiếp đến công việc.

Khoán chi phí miễn thuế không cần chứng minh bằng hóa đơn chi tiết — chỉ cần thỏa thuận khoán trong hợp đồng lao động (hoặc phụ lục).

4.3. Thuế đóng góp xã hội và bảo hiểm

Ngoài miễn thuế theo Szja tv., khoán chi phí cũng có thể được chi trả miễn bảo hiểm theo Tbj. (Luật năm 2019 số CXXII) nếu đáp ứng điều kiện miễn thuế thu nhập (Tbj. Điều 27(1)(b)).

5. Khía cạnh bảo vệ dữ liệu

5.1. Thách thức an ninh dữ liệu

Làm việc từ xa mang lại rủi ro an ninh dữ liệu tăng cao. Theo GDPR Điều 32 và Luật năm 2011 số CXII (Luật Thông tin) Điều 25/H, người sử dụng lao động (với tư cách người xử lý dữ liệu) phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp:

• cung cấp kết nối VPN;
• lưu trữ dữ liệu mã hóa trên thiết bị người lao động;
• khả năng xóa từ xa (remote wipe) thiết bị làm việc;
• đào tạo bảo vệ dữ liệu cho người lao động.

5.2. Vấn đề BYOD (Bring Your Own Device)

Khi người lao động sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc, người sử dụng lao động phải xây dựng quy chế BYOD riêng, quy định:

• tách biệt dữ liệu công việc và cá nhân;
• quyền truy cập của người sử dụng lao động vào thiết bị cá nhân của người lao động;
• xử lý sự cố bảo vệ dữ liệu.

6. Chỉ đạo đơn phương của người sử dụng lao động

6.1. Tuyển dụng khác biệt theo Mt. Điều 53

Theo Mt. Điều 53(1), người sử dụng lao động có thể — tạm thời — tuyển dụng người lao động tại địa điểm, vị trí hoặc người sử dụng lao động khác so với hợp đồng lao động. Cơ sở pháp lý này có thể được sử dụng để người sử dụng lao động từng lần chỉ đạo làm việc tại nhà (ví dụ: tình huống dịch bệnh, bất khả kháng).

Giới hạn thời gian của chỉ đạo đơn phương: tối đa 44 ngày làm việc theo lịch mỗi năm (Mt. Điều 53(2)). Vượt quá giới hạn này cần có thỏa thuận các bên.

6.2. Trong trật tự pháp lý đặc biệt

Luật đặc biệt áp dụng trong thời kỳ tình trạng khẩn cấp (ví dụ: nghị định khẩn cấp theo Luật năm 2023 số LXXVII) có thể cho phép chỉ đạo chung về làm việc từ xa mà không có giới hạn nêu trên. Theo kinh nghiệm đại dịch, các nghị định này thường đình chỉ giới hạn thời gian theo Mt. Điều 53(2).

7. Chấm dứt làm việc từ xa

Thỏa thuận làm việc từ xa là một phần hợp đồng lao động, do đó việc sửa đổi đơn phương (ví dụ: người sử dụng lao động triệu tập người lao động trở lại văn phòng) theo Mt. Điều 58 chỉ có thể thực hiện bằng thỏa thuận chung.

Nếu người sử dụng lao động muốn đơn phương chấm dứt khả năng làm việc từ xa:

• có thể thực hiện bằng cách chấm dứt hợp đồng (kèm đề xuất hợp đồng lao động mới);
• hoặc trong khuôn khổ đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Mt. Điều 66(1), nếu người lao động không chấp nhận sửa đổi.

Thực tiễn xét xử của Tòa án Tối cao (Mfv.X.10.089/2021.) xác nhận rằng việc đơn phương rút lại thỏa thuận làm việc từ xa của người sử dụng lao động cấu thành sửa đổi hợp đồng lao động, cần có sự đồng ý của người lao động.

8. Khuyến nghị thực tiễn

8.1. Dành cho người sử dụng lao động

1. Xây dựng quy chế làm việc từ xa toàn diện, quy định giờ làm việc, kiểm tra, bảo vệ dữ liệu và hoàn chi phí.
2. Áp dụng thỏa thuận bằng văn bản về làm việc từ xa như một phần hoặc phụ lục hợp đồng lao động.
3. Đảm bảo thông báo an toàn lao động và việc điền bảng tự kiểm tra.
4. Bảo đảm điều kiện bảo vệ dữ liệu về an ninh thiết bị và quản lý quyền truy cập.

8.2. Dành cho người lao động

1. Tìm hiểu nội dung thỏa thuận làm việc từ xa — đặc biệt các điều khoản về kiểm tra và hoàn chi phí.
2. Bố trí môi trường làm việc tại nhà theo yêu cầu ergonomic.
3. Tuân thủ quy định về phân bổ giờ làm việc và ghi chép giờ làm việc.
4. Báo cáo ngay cho người sử dụng lao động khi xảy ra tai nạn lao động.

Kết luận

Quy định về làm việc từ xa và home office đã phát triển đáng kể trong những năm gần đây, nhưng nhiều vấn đề vẫn đòi hỏi lập kế hoạch pháp lý cẩn thận từ cả phía người sử dụng lao động lẫn người lao động. Xây dựng khung hợp đồng phù hợp, tuân thủ quy định an toàn lao động và xử lý đúng vấn đề thuế là điều không thể thiếu để làm việc từ xa hợp pháp và hiệu quả.

Văn phòng chúng tôi có kinh nghiệm rộng rãi trong việc xây dựng thỏa thuận, quy chế và quy trình nội bộ về làm việc từ xa — hãy yêu cầu tư vấn cá nhân hóa của chúng tôi.

Bài viết này mang tính chất thông tin và không phải tư vấn pháp lý cụ thể. Đánh giá từng vụ việc cần có sự tham gia của chuyên gia tư vấn pháp lý.